سبد خرید 0

وبلاگ

چطور به‌عنوان یک مدیر وقتمان را آزادتر کنیم؟

چطور به‌عنوان یک مدیر وقتمان را آزادتر کنیم؟

کتاب‌ها و مطالب زیادی در مورد مدیریت زمان وجود دارد، اما در این مقاله قصد داریم تا تکنیکی را با شما به اشتراک بگذاریم که برای آزادتر کردن وقت شما، در عین سادگی بسیار کارآمد و موثر است.

در مقاله چگونه با فرمول اَتمُس کسب و کار خود را مدیریت کنیم؟ اشاره کردیم که یک مدیر همیشه در حال انجام این 4 فعالیت است:

  • انجام دادن کارها
  • تصمیم‌گیری
  • منتقل کردن
  • سیستم‌سازی

همین‌طور گفتیم که متأسفانه اغلب مدیران بیشترین زمان خود را به دو مرحله ابتدایی یعنی «انجام کار و تصمیم‌گیری» اختصاص می‌دهند. پس در اولین قدم باید با طبقه‌بندی کارها، انجام کار توسط خود را کم کنیم تا بتوانیم به مرحله منتقل کردن و سیستم‌سازی برسیم.

اولین قدم برای آزادتر کردن زمان، طبقه‌بندی کارها است!

اولین قدم این است: کارهای خودمان را طبقه‌بندی کنیم. فهرستی از تمام کارها و فعالیت هایی که در طول هفته انجام می‌دهید آماده کنید. فعلاً ما تصمیم‌گیری، انتقال و سیستم‌سازی را کنار گذاشته و فقط مواردی که «انجام‌کار» محسوب می‌شوند؛ یعنی کار محض را از فهرست خارج کرده و روی یک کاغذ به سه ستون تقسیم‌بندی می‌کنیم.

اولین قدم برای آزادتر کردن زمان، طبقه‌بندی کارها است!

 

ستون اول:کارهای قابل‌حذف

کارهایی که می‌توان حذف کرد؛ یعنی اگر این کارها انجام نشوند هیچ اتفاقی رخ نمی‌دهد؛ مثلاً شما عادت دارید ساعتی یک‌بار فروش‌های سایت را چک کنید. این کار باید حذف شود؛ چون هیچ تأثیر مثبتی در کسب‌وکار شما ندارد.

 

ستون دوم: کارهایی که خودمان باید انجام دهیم

درواقع کارهایی که واقعاً قابلیت انتقال ندارند یا قابلیت انتقال دارند؛ اما علاقه داریم توسط خودمان انجام شوند.

 

ستون سوم:کارهای قابل‌انتقال

ستون سوم که باید از ستون‌های قبل بزرگ‌تر باشد، کارهایی است که می‌توان به دیگران منتقل کرد. نکته مهم ستون سوم این است که شاید به دلایل مختلف تصور کنید هیچ‌کدام از این کارها قابل‌انتقال نیستند. مثلاً شاید دلیل شما این باشد که کارمندان کافی ندارم یا کارمندانم برای این کار ضعیف هستند و یا هر چیز دیگری.

شما باید تنها روی پاسخ به این سؤال تمرکز کنید: آیا یک کارمند خوب و ایده‌آل می‌تواند این کار را انجام دهد یا خیر؟ اگر پاسخ شما مثبت بود، پس باید آن را در ستون کارهای قابل‌انتقال قرار دهید.اگر شما سیستم‌ساز شوید، می‌توانید حدود 80 درصد کارها را به ستون سوم منتقل کنید.

اگر شما سیستم‌ساز شوید، می‌توانید حدود 80 درصد کارها را به ستون سوم منتقل کنید.

 

3 معیار برای تعیین اولیوت انتقال کارها

در اینجا می‌خواهم چند معیار مطرح کنم که اولویت انتقال کارها را مشخص می‌کند. درنهایت قرار است بسیاری از کارها را منتقل شود؛ ولی بهتر است با اولویت‌بندی این کار را انجام دهید.

 

1. وقت‌گیرترین کارها

یک معیار مهم این است که وقت‌گیرترین کارها را مشخص کنید. اگر یک کار حداقل روزی یک ساعت از شما وقت می‌گیرد و آن را در ستون کارهای انتقال نوشته‌اید، حتماً باید در اولویت قرار بگیرد؛ چون با یک انتقال خوب روزی یک ساعت و در هفته بیش از 7 ساعت از زمان شما آزاد می‌شود.

 

2. ساده‌ترین کارها

اگر تابه‌حال کاری را به‌خوبی منتقل نکرده‌اید، شاید بهترین کار این باشد که بعد از مطالعه این مقاله یک کار بسیار ساده را منتقل کنید. کاری را که انتقال آن خیلی ساده است و خودتان علاقه‌مند به انجامش هستید، همین امروز منتقل کنید. این احساس موفقیت که توانستید یک کار را منتقل کنید به شما انگیزه‌ می‌دهد تا کارهای بیشتری را منتقل نمایید.

 

3. زودبازده‌ترین کارها

یک ایده هم این است که زودبازده‌ترین کارها را منتقل کنید. بعضی از کارها بعد از انتقال به‌صورت کامل و 100 درصد توسط کارمند قابل انجام است. فرض کنید تا امروز مقالات سایت توسط خودتان منتشر می‌شد. متن را ویراستاری می‌کردید، عکس مناسب پیدا می‌کردید، محتوا را در سایت قرار می‌دادید و… . این‌یک کار زودبازده است؛ یعنی اگر همین امروز به فردی که تا حدی تخصص دارد منتقل کنیم؛ شاید با نیم ساعت توضیح بتواند از همین امروز این کار را به‌طور کامل انجام دهد.

اگر در انتقال برخی از کارها نگران هستید، برای کاهش نگرانی بهتر است تصمیم بگیرید به‌صورت تدریجی این کار را انجام دهید.

در مثال انتقال انتشار مقاله در سایت؛ مثلاً می‌توانید از کارمند خود بخواهید در کنارتان بنشیند و نحوه انجام این کار را از نزدیک ببیند، حتی می‌توانید از صفحه مانیتور خود فیلم گرفته و آن را به‌عنوان فایل آموزشی به او بدهید و درنهایت پاسخگوی سؤالات او باشید.

 

نتیجه‌گیری

با این روش کارمند می‌تواند این کار را به‌طور کامل انجام دهد. شاید برای دفعه بعد بهتر باشد شما کنار بنشینید و کارمند پشت کامپیوتر قرار بگیرد و کل کار را انجام دهد و هر مشکلی را که پیش آمد خودتان لحظه‌ای حل کنید و این موارد را نیز به دستورالعمل انتقال اضافه کنید. دفعه سوم هم به همین شکل عمل کنید. باگذشت زمان کوتاهی خواهید دید که توانسته‌اید یک آزادی لذت‌بخش را تجربه کنید. باگذشت زمان کوتاهی خواهید دید که توانسته‌اید یک آزادی لذت‌بخش را تجربه کنید. تنها با انجام اصطلاحی که تقریباً همه ما بلد هستیم؛ اما از آن درست استفاده نمی‌کنیم؛ اصطلاح انتقال کارها به دیگران. نظر شما چیست؟ آیا شما از آن دست از مدیران هستید که کارهای خود را طبقه‌بندی می‌کنند؟ نظرات خود را با ما و کاربران هَدَفِ‌مَن زیر همین پست به اشتراک بگذارید.

اشتراک گذاری:

آموزش واتساپ بیزینس

مطالب زیر را حتما مطالعه کنید

دیدگاهتان را بنویسید

تخفیف 5% دانلودی
پوچ
تخفیف 10% دانلودی
انشاالله دفعه بعد
تخفیف 20% دانلودی
کد 100% محصول جورچین
حیاط خلوت هَدَفِ‌مَن ... عجب جایی رو پیدا کردی !!!

کمتر کسی اینجا میاد و لطفاً صداشو در نیار… ما اینجا بعضی مواقع برای افراد کنجکاوی مثل شما یه هدیه‌هایی قرار می‌دیم. پس برای اینکه تا اینجا اومدی و دست خالی بیرون نری، شانستو امتحان کن :)

  • هر ایمیل یکبار قابل استفاده است.
  • کد تخفیف تنها برای ایمیل وارد شده قابل استفاده می‌باشد.
با توجه به اینکه در شرکت حضور نداریم، در موارد ضروری به شماره  09353024533   پیام واتساپ بدهید.
close-link

این ماه از راه دور کار میکنیم.